Uso de Formulario Google Docs en Prevencontrol, como soporte en estudios de Factores Psicosociales

Hace ya un tiempo, en Prevencontrol (empresa en la que trabajo), hemos apostado por el uso de Google Docs (lo que en breve va a ser google drive) para diversos tipos de trabajos. Lo que voy a destacar en este post es el uso del formulario de gdocs como soporte en la toma de datos de estudios de factores psicosociales.

Diversos métodos para la valoración de los factores psicosociales (FPSICO, ISTAS 21, Navarra), ya disponen de aplicaciones informáticas para la gestión de datos y obtención de resultados, e incluso con alguna funcionalidad de importación masiva de datos, pero ninguno de ellos dispone de una aplicación que realmente permita la toma de datos del cuestionario de una forma informatizada y cercana al usuario.

             

Si bien es verdad que algunos métodos como Fpsico 3.0 dispone de una aplicación cliente para la recogida de datos de forma informatizada, esta se limita prácticamente a entorno local. Resultando poco eficiente para el caso de recogida de datos en empresas con diferentes delegaciones, centros o para grupos empresariales. Debiendo implementarse la aplicación mediante algún sistema de servidor, escritorio remoto o similar.

De modo que aun disponiendo de aplicaciones informáticas para el procesado de datos, la recogida de los mismos continua basandose en el típico cuestionario en papel que contesta el trabajador y que posteriormente el técnico debe trasferir manualmente a la aplicación. Esta funcionalidad resulta inviable para estudios con un nivel de participantes elevado por el alto coste en horas en el traspaso de datos.

     

Vistas las pegas que supone la recogida de las respuestas de los trabajadores a los test en papel, y analizando la posibilidad de acercar al usuario un cuestionario online mediante el formulario de google docs, empecemos a trabajar en el desarrollo del cuestionario del estudio psicosocial en formato formulario google docs, para posteriormente hacer un volcado de datos a la aplicación informática que el propio método ofrece.

Después de varios casos de éxito podemos hacer un poco de análisis.

Con el uso de formulario de google docs se obtienen bastantes ventajas:

• Automatización en la recogida de las respuestas, ya que las respuestas son recogidas de forma automática en formato digital, con el correspondiente ahorro de tiempo en el traspaso de información
• Acercamiento del formulario al usuario, al permitir que los usuarios puedan responder al cuestionario en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Aumentar el nivel del anonimato de las respuestas, al poder responder al cuestionario de una forma más aislada, sin ningún tipo de control sobre las respuestas y sin posible reconocimiento de la grafología.
• Aumentar el nivel de sinceridad en las respuestas. Al poder realizar el test en cualquier momento y lugar, el usuario puede optar por realizarlo cuando cree más oportuno sin posible supervisión o coacción en las respuestas.
• Aumentar el nivel de adecuación de las respuestas ya que las respuestas se recogen sin apremio de tiempo y permitiendo un mejor razonamiento de las mismas.

Evidentemente, el uso del formulario online conlleva algún inconveniente que hay que tener en cuenta:

• Recogida de datos que se alarga en el tiempo. A diferencia del formulario en papel, al permitir al usuario escoger el momento de la respuesta, la completa recogida de datos puede alargarse mucho más en el tiempo
• Posibilidad de múltiples respuestas de un único usuario. En pro del anonimato de las respuestas se pierde control sobre la procedencia de las mismas, lo que puede propiciar que en un mal uso del sistema haya usuarios que realicen más de una respuesta.
• Posibilidad de baja participación. Al tratarse de un cuestionario voluntario, el sistema de formulario online propicia en cierta manera una participación más baja, al no tener un control tan exhaustivo sobre quien ha participado y quien no.

Con el fin de evitar en la manera de lo posible estos inconvenientes se apostó por las siguientes acciones complementarias:

• Se intenta contar con la máxima complicidad con el responsable o responsables de los centros de trabajo, esto permite un control más exhaustivo sobre el proceso
• En la comunicación del inicio del proceso se establece un periodo de recogida de datos concreto y limitado, durante el cual el formulario está aceptando respuestas.
• Notificaciones periódicas por diferentes canales tanto al responsable/s del centro como a los propios usuarios, recordando el periodo de recogida de datos y la fecha de su finalización. Esto intenta incentivar a los trabajadores a participar y a realizar sus respuestas dentro del plazo.
• Establecer un código individual para cada trabajador, de modo que el usuario debe introducir ese código en el momento de responder el test. Cada código debe ser único y la relación entre el código y el usuario la establece el responsable del centro, sin que transcienda al técnico encuestador que realiza el estudio. Del mismo modo el resultado de las respuestas relacionadas con cada código no pueden transcender más allá del encuestador. Con ello, a parte de mantener la confidencialidad de datos (cada parte no tiene suficiente información para relacionar el usuario con sus respuestas), se pretenden conseguir 2 objetivos.Por una parte permite supervisar la participación evitando las respuestas múltiples y por otra el control sobre el nivel de participación.

En un próximo post expondré el caso particular de Fpsico con formulario Google Docs.