DROPBOX: lo que no se ve (dropbox cache)

Recientemente he padecido lo que podría llamar un "empacho de dropbox", que me llevó un buen rato de cabeza hasta que llegue a descubrirlo. Os pongo un poco en antecedentes

La aplicación local de Dropbox habilita una cache en la que va guardando todos los cambios realizados en nuestros archivos de Dropbox durante 3 días. Esto permite una mejor eficiencia y la recuperabilidad de archivos en caso de emergencia. Esta cache se guarda en archivos ocultos que no son de fácil acceso o control a simple vista.

Esta funcionalidad es importante para el buen funcionamiento de Dropbox, pero que su desconocimiento puede llevarnos, en algún caso concreto, a la saturación del espacio de disco sin darnos cuenta del porqué.

En mi caso disponia de un espacio en disco de unos 30 Gb (ya se que no es mucho pero todavía me daba para poder funcionar con tranquilidad) y en 2 días me quedé sin espacio sin haber descargado conscientemente ningún archivo voluminoso. Mi espacio en dropbox es de unos 9 Gb del que solo ocupo entre 5 y 5,5 Gb. De modo que inicialmente no podía imaginar que Dropbox fuera el causante.

El problema venia por una situación bastante concreta:
- Necesitaba compartir un archivo access de unos 150 Mb con un compañero
- Mi compañero debía estar 2 días introduciendo datos de forma continuada en ese fichero access compartido en una carpeta de Dropbox.
- Como en cada entrada de datos se actualizaba el fichero, se venían a producir actualizaciones del fichero cada 4 o 5 minutos.
- Esto suponía que cada 4 o 5 minutos se creaba una copia del fichero de 150 Mb que se almacenaba en la cache de Dropbox y la engrosaba. En poco tiempo esa cache creció desmesuradamente.

 - Hasta hacer saltar la alarma de que se agotaba el espacio de mi disco duro

Esta cache de dropbox, en principio se limpia cada 3 días, pero en caso de necesidad se puede eliminar sin ningún problema, con lo que podemos recuperar nuestro "espacio robado".

Se puede acceder a la cache introduciendo la ruta siguiente en el gestor de archivos (Win 7 en mi caso):  %HOMEPATH%\Documents\MyDropbox\.dropbox.cache

y borrar directamente su contenido.

De hecho Dropbox así lo expone en sus ayudas  https://www.dropbox.com/help/328/en

He sido y soy defensor de Dropbox, de modo que no es mi intención que se tome este post como crítica, sin no más bien para informar y que alguien que pueda encontrarse en una situación similar la pueda solucionar de forma fácil y rápida


Espero os sirva

Uso de Formulario Google Docs en Prevencontrol, como soporte en estudios de Factores Psicosociales

Hace ya un tiempo, en Prevencontrol (empresa en la que trabajo), hemos apostado por el uso de Google Docs (lo que en breve va a ser google drive) para diversos tipos de trabajos. Lo que voy a destacar en este post es el uso del formulario de gdocs como soporte en la toma de datos de estudios de factores psicosociales.

Diversos métodos para la valoración de los factores psicosociales (FPSICO, ISTAS 21, Navarra), ya disponen de aplicaciones informáticas para la gestión de datos y obtención de resultados, e incluso con alguna funcionalidad de importación masiva de datos, pero ninguno de ellos dispone de una aplicación que realmente permita la toma de datos del cuestionario de una forma informatizada y cercana al usuario.

             

Si bien es verdad que algunos métodos como Fpsico 3.0 dispone de una aplicación cliente para la recogida de datos de forma informatizada, esta se limita prácticamente a entorno local. Resultando poco eficiente para el caso de recogida de datos en empresas con diferentes delegaciones, centros o para grupos empresariales. Debiendo implementarse la aplicación mediante algún sistema de servidor, escritorio remoto o similar.

De modo que aun disponiendo de aplicaciones informáticas para el procesado de datos, la recogida de los mismos continua basandose en el típico cuestionario en papel que contesta el trabajador y que posteriormente el técnico debe trasferir manualmente a la aplicación. Esta funcionalidad resulta inviable para estudios con un nivel de participantes elevado por el alto coste en horas en el traspaso de datos.

     

Vistas las pegas que supone la recogida de las respuestas de los trabajadores a los test en papel, y analizando la posibilidad de acercar al usuario un cuestionario online mediante el formulario de google docs, empecemos a trabajar en el desarrollo del cuestionario del estudio psicosocial en formato formulario google docs, para posteriormente hacer un volcado de datos a la aplicación informática que el propio método ofrece.

Después de varios casos de éxito podemos hacer un poco de análisis.

Con el uso de formulario de google docs se obtienen bastantes ventajas:

• Automatización en la recogida de las respuestas, ya que las respuestas son recogidas de forma automática en formato digital, con el correspondiente ahorro de tiempo en el traspaso de información
• Acercamiento del formulario al usuario, al permitir que los usuarios puedan responder al cuestionario en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Aumentar el nivel del anonimato de las respuestas, al poder responder al cuestionario de una forma más aislada, sin ningún tipo de control sobre las respuestas y sin posible reconocimiento de la grafología.
• Aumentar el nivel de sinceridad en las respuestas. Al poder realizar el test en cualquier momento y lugar, el usuario puede optar por realizarlo cuando cree más oportuno sin posible supervisión o coacción en las respuestas.
• Aumentar el nivel de adecuación de las respuestas ya que las respuestas se recogen sin apremio de tiempo y permitiendo un mejor razonamiento de las mismas.

Evidentemente, el uso del formulario online conlleva algún inconveniente que hay que tener en cuenta:

• Recogida de datos que se alarga en el tiempo. A diferencia del formulario en papel, al permitir al usuario escoger el momento de la respuesta, la completa recogida de datos puede alargarse mucho más en el tiempo
• Posibilidad de múltiples respuestas de un único usuario. En pro del anonimato de las respuestas se pierde control sobre la procedencia de las mismas, lo que puede propiciar que en un mal uso del sistema haya usuarios que realicen más de una respuesta.
• Posibilidad de baja participación. Al tratarse de un cuestionario voluntario, el sistema de formulario online propicia en cierta manera una participación más baja, al no tener un control tan exhaustivo sobre quien ha participado y quien no.

Con el fin de evitar en la manera de lo posible estos inconvenientes se apostó por las siguientes acciones complementarias:

• Se intenta contar con la máxima complicidad con el responsable o responsables de los centros de trabajo, esto permite un control más exhaustivo sobre el proceso
• En la comunicación del inicio del proceso se establece un periodo de recogida de datos concreto y limitado, durante el cual el formulario está aceptando respuestas.
• Notificaciones periódicas por diferentes canales tanto al responsable/s del centro como a los propios usuarios, recordando el periodo de recogida de datos y la fecha de su finalización. Esto intenta incentivar a los trabajadores a participar y a realizar sus respuestas dentro del plazo.
• Establecer un código individual para cada trabajador, de modo que el usuario debe introducir ese código en el momento de responder el test. Cada código debe ser único y la relación entre el código y el usuario la establece el responsable del centro, sin que transcienda al técnico encuestador que realiza el estudio. Del mismo modo el resultado de las respuestas relacionadas con cada código no pueden transcender más allá del encuestador. Con ello, a parte de mantener la confidencialidad de datos (cada parte no tiene suficiente información para relacionar el usuario con sus respuestas), se pretenden conseguir 2 objetivos.Por una parte permite supervisar la participación evitando las respuestas múltiples y por otra el control sobre el nivel de participación.

En un próximo post expondré el caso particular de Fpsico con formulario Google Docs.

GOOGLE DRIVE: una potente alternativa a Dropbox

Recientemente he tenido constancia del nuevo servicio de almacenaje en la nube de Google: Google Drive, y lo primero que se me ha planteado es la posible alternativa a Dropbox o otros sistemas de almacenaje en la nube.

Hay diversos sistemas de almacenaje en la nube. Aunque personalmente soy muy fan de Dropbox, como es de ver de otros de mis posts, también lo soy de Google, sobretodo de gmail y de google docs. Así que no me he podido resistir a probarlo.

Pero antes que nada he indagado un poco para ver que és Google Drive. Por Youtube se encuentra información al respecto.

Aunque estoy al inicio de las pruebas, me atrevo a hacer alguna valoración de lo que personalmente me está pareciendo.

No entraré en valoraciones extensas que podeis encontrar en otros blogs como el Blog de Jorge o en el BlogLanders 

En general presenta una gran similitud con el funcionamiento de dropbox, y tiene mucho de lo que de él me fascina, además de funcionalidades específicas como la de estar plenamente integrado con google docs, de modo que es una extensión más de este gran servicio de google. Como la gran mayoría de servicios de almacenaje en la nube dispone de versión gratuita y diferentes versiones de pago

La interface local en PC es prácticamente igual a la de dropbox, limpia, agradable e intuitiva

Dispone de aplicaciones para PC, MAC, Android y prometen que prximamente también para iPhone y iPad.

La interface web és la misma que se dispone para Google docs ampliada a las funcionalidades de Google Drive. De hecho en el momento en que se obtiene una cuenta google drive ligada a una cuenta google, el entorno destinado a google docs se convierte en google drive. Dispone de sistema de carpetas y subcarpetas accesible desde árbol lateral. Lo que mi mente novata no termina de entender es el paso que debe hacerse de arrastrar los documentos o carpetas compartidos del apartado "Compartido conmigo" a "Mi unidad" para estar disponible en Google Drive. 

La aplicación Android está heredada de la aplicación disponible para google docs, aunque con algunas peculiaridades del servicio, presenta también grandes semejanzas con la de Dropbox, pero para mi gusto está más lograda la funcionalidad de Dropbox. Esta última permite crear carpetas y cargar archivos directos a una carpeta concreta, cosa que no he conseguido con Google Drive.

Lo bueno y lo no tan bueno (no me atrevo a encontrar defectos)

• La cuenta gratuita es de 5 Gb. Esto parece bueno frente a las 2 Gb que ofrece inicialmente Dropbox, pero este último permite aumentar esta capacidad invitando amigos a razón de 500 Mb por amigo hasta un máximo de 16 Gb que no está nada mal.
• Google Drive tiene plena compatibilidad con google docs lo que lo distingue de otros sistemas similares al permitir acceso simultaneo de dos o más usuarios sobre un mismo documento. Algo indispensable para un eficaz trabajo en grupo.
• La interfaz local en pc permite la sincronización selectiva pero solo en carpetas de la raiz, mientras que Dropbox llega a cualquier subcarpeta o incluso archivo.
• La interfaz Android presenta algunas limitaciones respecto a la de Dropbox.
• Por el momento no presenta aplicaciones para Linux, ni para iPhone o iPad, aunque parece que éstas últimas están en camino.

En conclusión:

A Dropbox le ha salido un gran competidor ya que las prestaciones que ofrece son similares y en algún aspecto mejores. Además cuenta con una posible gran cuota de mercado por la multitud de cuentas gmail existentes.

De momento me quedo con ambos y continuaré probando. Y vosotros?

Dropbox vs CX.com (almacenaje compartido en la nube)

Ambos sistemas disponen de una versión gratuita de almacenaje en la nube que permite compartir archivos entre usuarios o entre equipos de un mismo usuario. Mediante una pequeña aplicación que se instala en nuestro pc, tablet o smartphone, permite gestionar los archivos en local al tiempo que se sincronizan con el espacio en la nube.

Vayas donde vayas y uses el equipo que uses tienes tus ficheros disponibles y actualizados con tan solo disponer de conexión a internet.

Soy usuario de las versiones gratuitas de ambos sistemas y voy a intentar hacer un poco de comparativa-resumen, aunque personalmente tengo una predilección especial por Dropbox y por ella voy a empezar.

La cuenta gratuita de Dropbox  nos da 2 Gb de almacenaje en la nube que podemos ir aumentando mediante invitaciones y aportaciones de nuevos usuarios hasta 16 Gb a razón de 500 Mb por nuevo usuario. Para más capacidad dispone de otros tipos de cuenta de pago.


Además de disponer de aplicaciones para pc tanto en Windows, Mac o línux, también dispone de apps para Iphone, Ipad, Android y Blackberry que no solo permiten consultar sinó también cargar archivos a la nube. Todas estas aplicaciones también en español.


La aplicación dropbox para pc tiene una interfaz limpia y agradable que a través de los iconos de las carpetas y ficheros permite identificar perfectamente su estado. Permite una serie de configuraciones, entre las que destacaría:

• La sincronización selectiva: permite escoger que carpetas, o ficheros queremos o no tener sincronizado. Esta opción es útil cuando tenemos una cuenta en varios pc pero no en todos ellos queremos tener los mismos ficheros.
• Ancho de banda regulable: que permite regular el ancho de banda que consume la aplicacion en las sincronizaciones, tanto en velocidad de subida como de bajada. Opción interesante cuando nos interesa relentizar o acelerar las sincronizaciones.

   

Las apps para Android y Iphone son similares con prestaciones prácticamente idénticas y ambas en español. No puedo valorar la versión para Blackberry por no haberla probado.

   

La cuenta gratuita de CX ya nos da, de partida, 10 Gb de almacenaje en la nube que podemos incrementar a razón de 300 Mb hasta 6 Gb adicionales, es decir 16 Gb en total. Al igual que Dropbox, para más capacidad dispone de otros tipos de cuentas de pago.

En cuanto a aplicaciones para la gestión de ficheros, se queda un poco atrás, ya que aunque dispone de aplicaciones para Windows, MAC, Iphone, Ipad y Android, no dispone de aplicación para linux, ni para blackberry. En cambio se destaca por disponer de app para la versión android de la tablet Kindle Fire de Amazon. Pero hasta donde yo he llegado, ninguna de ellas en español.

A mi gusto la versión pc no destaca por permitir una configuración avanzada y fácil ni por facilitar visualmente el estado de los ficheros compartidos. No permite la sincronización selectiva ni la configuración del ancho de banda. En cambio si tiene alguna funcionalidad destacable:

• Definir más de una carpeta a sincronizar: que aunque a simple vista no parezca gran cosa puede ser interesante para sincronizar carpetas ya existentes sin necesidad de trasvases de ficheros.
• Creación de grupos: a los que se puede asignar una capacidad de almacenaje, invitar a usuarios y sincronizar una carpeta en concreto. Esto puede ser útil en trabajos en grupo en los que hay que compartir un paquete de información. Aunque los grupos hay que definirlos previamente via web.

Desde su portal web, además permite realizar comentarios ligados a los ficheros, que pueden resultar útiles en los trabajos en grupo.

En cuanto a las apps para smartphones que he probado, para mi gusto, presenta mejor funcionalidad la disponible para Iphone que la de Android.

En mi caso, empecé a utilizar Dropbox mucho antes que CX. Decidí tener también CX como un complemento de espacio adicional al que me prestaba Dropbox, sobretodo porque hasta hace poco el espacio de Dropbox era mucho más limitado que el de CX.

Para más información:

https://www.cx.com

https://www.dropbox.com

Notificación de cambios de Google Docs

Aunque quizás para alguno de vosotros no haya descubierto nada nuevo, la verdad es que ha sido un hallazgo reciente y muy útil para mi. Se trata de la funcionalidad de notificaciones de cambios de Google Docs.

El tema está en que google docs dispone de un sistema de alertas de modificaciones hechas en documentos compartidos. Es decir que el sistema me envia un mail cuando alguien de los que tiene acceso al documento, ha realizado alguna modificación, y de que modificación se trata.

Esta función puede ser muy útil en documentos compartidos con varios usuarios y modificaciones continuadas, en las que hay que estar pendiente de posibles cambios.

La configuración es simple, pero debe hacerse para cada documento en cuestión y cada usuario debe hacer su configuración particular:

- En el propio documento y desde el menú: Herramientas / Reglas de notificación

- En las opciones de las reglas de notificación, escoger las que deseeis, en función de vuestras necesidades, vosotros decidís. Pero se debe escoger alguna de las dos últimas opciones de envio para que permita guardar.

Espero os sea de utilidad.


Para más información: http://support.google.com/docs/bin/answer.py?hl=es&answer=91588

La Retro Voladora

Si amigos, existe una nueva especia voladora. Aunque hace mucho que mora entre nosotros, se la ve volar en contadas ocasiones.

Momento del despegue

Piruetas en pleno vuelo

Publicación de V Convenio Colectivo del Sector de la Construcción

El pasado 15 de marzo se ha publicado el V Convenio Colectivo del Sector de la Construcción firmado por las diferentes partes en fecha de 20/01/2012

Al igual que en el anterior convenio, en lo que se refiere a prevención de riesgos laborales, se incluyen:

- Disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción: se incluye el Título IV del Libro II (art. 180 a 248) 

- Información y formación en seguridad y salud: se incluye el Título III del Libro II (art 136 a 179)

En cuanto a los puntos en PRL a tener en cuenta respecto del anterior convenio:

- Continúan vigentes las formaciones iniciales (8h) y las formaciones de segundo ciclo (20h)

- Se incluyen las convalidaciones que se regularon con posterioridad al anterior convenio (art 163), así como el desglose de la parte troncal de 14h y la parte especifica de 6h de la formación de segundo ciclo de 20h (art 164). Al mismo tiempo en el art 164 se hace el desglose por tiempos de cada uno de los temas que componen estas formaciones de segundo ciclo.

- En el art 167 se define la TPC con "...una forma de acreditar.." y no como la única forma, con lo que se desprende que deja de ser obligatorioa

- Por otra parte en el art 168 se expone que la FLC establecerà un sistema de acreditación de la formación en PRL recibida por los trabajadores en que el trabajador podrá acceder telemáticamente y obtener sus certificaciones.